Congrès, soirées de gala, festivals, salons professionnels, rencontres
sportives, petits déjeuners d'entreprise, séminaires ou lancement du nouveau
smartphone… c'est le chargé de projet événementiel qui conçoit et réalise ces
opérations de communication pour son entreprise ou pour un client.
Nature du travail
Concevoir l'événement
En agence de communication, le chargé de projet événementiel conçoit
l'événement qui répondra le mieux à la demande d'un client. Il négocie avec lui
le budget de l'opération. Si le client veut un événement spectaculaire, il doit
alors trouver l'idée originale qui retiendra son attention. En entreprise, son
quotidien est plutôt d'organiser des colloques, des séminaires, des sorties de
groupes, etc.
Suivre le budget et piloter la logistique
Il élabore le planning des actions à mener et suit le budget. Il gère et
organise sur le terrain toute la logistique du projet : installation,
agencement de l'espace, transport de matériel, etc. Il rédige les supports de
communication (communiqués de presse, invitations, programmes…). Il choisit les
prestataires, les fournisseurs, les intervenants (traiteurs, cameramen,
artistes, techniciens...). Au quotidien, il fait face à des impératifs divers
(location de salles, de voitures, réservation d'hôtels, conférences de presse).
Coordonner toutes les étapes de la mise en œuvre
Il est l'interface entre le client et les équipes qui vont réaliser
l'événement. Prendre contact avec les multiples collaborateurs, analyser ce
qu'ils proposent, faire des choix, coordonner toutes les étapes, les faire
valider par le client fait partie de ses missions.
Compétences requises
Créativité et originalité
C'est un métier où l'idée compte. Le chargé de projet événementiel doit
faire preuve de créativité et d'originalité dans ses propositions, pour retenir
l'attention de son client et pour marquer les esprits lors de l'événement.
Réactivité et débrouillardise
Une entreprise qui devait fournir le matériel « sono » pour un gala et qui
est en dépôt de bilan à J - 2 ?… au chargé de projet événementiel de trouver
une solution de repli immédiate ! Avoir du sang-froid pour gérer les nombreux
imprévus de dernière minute est nécessaire. Être débrouillard est aussi bien
utile car, parfois, il dispose d'un petit budget pour réaliser son projet. Ce
métier nécessite une bonne résistance au stress.
Qualités relationnelles et rédactionnelles
Véritable « tampon », il doit savoir échanger, composer et faire travailler
ensemble des personnes de milieux professionnels très différents. Un bon
relationnel est indispensable. De solides qualités rédactionnelles sont aussi
primordiales car il est responsable de la communication autour de l'événement.
Rigueur et sens du détail
Zéro défaut ! Le rendu de l'événement doit être impeccable et adapté à la
vision du client. L'image de l'entreprise en dépend. Il faut donc être
rigoureux, prévoyant, penser au moindre détail. De même, il doit avoir le sens
des priorités et savoir bien optimiser son temps et ses actions.
